In der agilen Softwareentwicklung ist eine Timebox ein definierter Zeitraum, in dem jemand eine Aufgabe erfüllt. Timeboxer steuern häufig das Risiko in der Softwareentwicklung. Entwicklungsteams sind immer wieder damit beauftragt, eine veröffentlichbare Verbesserung der Software zu erarbeiten, die auf eine bestimmte Anzahl von Wochen begrenzt ist. Timeboxing bezieht sich auf den Akt, strenge Zeitgrenzen für eine Aktion oder Aktivität festzulegen. Beispielsweise kann man eine Besprechung so einstellen, dass sie 30 Minuten lang ist, um sicherzustellen, dass die Besprechung ohne Ausnahme pünktlich beginnt und endet. Wenn man ein Ereignis zeitlich begrenzt, ergibt sich eine natürliche Tendenz, sich zuerst auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren. Timeboxing ist eine Einschränkung, die von Teams verwendet wird, um die Konzentration auf den Wert zu unterstützen.

Kostenlos und einfach.

Man muss nichts kaufen. Das einzige Gerät, das man braucht, ist ein Timer, den man wahrscheinlich in der Küche oder auf dem Handy und Computer hat. Man muss keine langen Bücher lesen oder teure Seminare besuchen, um es zu lernen. Obwohl es viele Variationen von Timeboxing gibt, sind die grundlegenden Schritte im Wesentlichen die gleichen:

1. Entscheidung über eine Aufgabe oder eine Reihe von Aufgaben.
2. Einen Timer holen und auf eine der Aufgabe angemessene Zeit einstellen. (Man kann die Dauer einstellen, bevor man sich für die Aufgaben entscheidet, die man darin ausführen kann.)
3. Den Timer starten und sich auf die Ausführung der Aufgabe konzentrieren, um Ablenkungen so weit wie möglich zu vermeiden.
4. Sobald die Zeit abgelaufen ist, hört man auf zu arbeiten.
5. Belohnt euch mit einem Leckerbissen, einer angenehmen Aktivität oder einfach mit einer wohlverdienten Pause. (Die Aktivität darf natürlich auch zeitgesteuert sein.)
6. Wiederholen

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.

Jeden der oben genannten Schritte kann man  variieren. Für diejenigen, die unter schwerem Perfektionismus oder Prokrastination leiden, können Zeitrahmen von nur 5 Minuten erstellt werden, um die Aufgabe weniger einschüchternd zu gestalten. Andererseits können Workaholics Zeitrahmen verwenden, um die Arbeitsdauer zu begrenzen und so die Arbeit weniger stressig zu gestalten. Zeitfenster kann man auch für andere Aktivitäten als die Arbeit verwenden. Man kann auch unproduktive Aktivitäten timen.

Prokrastination

Die Verwendung von Timeboxing zur Verwaltung der täglichen Aufgaben und zur Delegation der Arbeit hat mehrere Vorteile. Fristen verbessern den Fokus und die Kreativität mancher Menschen, insbesondere wenn sie Prokrastinatoren sind, denn die Fristen zwingen sie, Ablenkungen zu ignorieren und ihre Arbeit zu priorisieren. Der Einstieg in eine Aufgabe ist oft schwieriger als die Durchführung der Aufgabe selbst. Timeboxing macht den Einstieg weniger einschüchternd. Wenn man an Arbeit und Zeit auf unbestimmte Weise denkt, ist sie oft unerträglich lang. Das Einstellen der Dauer einer Timebox zwingt einen auch dazu, einen angemessenen Arbeitsaufwand zu wählen. Wenn man nur 30 Minuten Zeit hat, um zu arbeiten, wird man nicht versuchen, „ein Buch zu schreiben“. Das erste Kapitel zu schreiben, ist nicht nur realistischer, sondern auch weniger beängstigend.

Perfektionismus

Prokrastination wird oft verursacht oder zumindest mit Perfektionismus in Verbindung gebracht. Perfektionisten haben es nicht nur schwer, anzufangen, sie haben auch Schwierigkeiten, fortzufahren und manchmal sogar zu beenden. Timeboxing verringert die Abneigung gegen die Aufgabe und den Stress, indem es ihre Dauer begrenzt. Aber es gibt noch eine andere Möglichkeit, wie Zeitboxen den Perfektionismus einschränken können. Durch das Setzen spezifischer Ziele, ist der Perfektionist gezwungen, sich gut genug zufrieden zu geben, das Wesentliche zu priorisieren und die Details nicht zu betonen. Und wenn sich das Basteln nicht vermeiden lässt, kann es zumindest zeitlich begrenzt werden. So wird sichergestellt, dass die Arbeit pünktlich beendet wird.

Fokus und Flow

Perfektionisten machen die Arbeit zu schwierig, indem sie unrealistische Ziele setzen, oft mit zu hohen Standards. Andererseits, wenn die Ziele zu trivial sind oder die Standards zu niedrig angesetzt sind, wird die Arbeit zu einfach, was zu Langeweile führt. Wenn die Arbeit weder zu einfach noch zu schwierig ist, wird sie mühelos, ja sogar angenehm und hochproduktiv. Dieser glückliche Zustand wird als Flow bezeichnet. Die Bedingungen, die den Fluss induzieren, können leicht durch Timeboxing erfüllt werden:

• Eine klare Zielvorgabe: Man erledigt eine bestimmte Aufgabe innerhalb der vorgegebenen Zeit.
• Sicherheit bei der Erledigung der Aufgabe: Sowohl die Aufgabe als auch die Zeit sind frei wählbar.
• Klares und sofortiges Feedback: Der Fokus während der Zeitleiste stellt sicher, dass nichts aus der Aufmerksamkeit entweicht; und die Dauer ist kurz genug, dass man nicht lange warten muss, bis man seine Arbeit beurteilen kann.

Ist man im Flow, konzentriert man alle seine emotionalen und intellektuellen Fähigkeiten auf die jeweilige Aufgabe, so dass man die beste Arbeit leisten kann. (Stellen Sie einfach sicher, dass der Timer laut genug ist, um ihn am Ende der Timebox wieder in die Realität zu bringen.)

Werde ein Timeboxer

Timeboxing kann im Vergleich zu anderen Zeitmanagement-Tools einfach sein, aber die Vorteile sind vielfältig. Es ist nachhaltiger, einfacher zu planen und zu messen also alles in allem besser für die Gesundheit.

Einen Überblick zur Serie Scrum Basics findest du hier: Scrum Basics: Alles auf einen Blick