Was passiert, wenn man Arbeit in informellen Gesprächen erledigt? Wo finden die sinnvollsten und wertvollsten Gespräche statt? Oftmals in einem informellen und entspannten Umfeld, wie z.B. in einem Café mit Freunden oder mit Kollegen in der Nähe der Kaffeemaschine. Die Methode von The World Café ermöglicht es Gruppen jeder Größe, in relativ kurzer Zeit Gespräche über wirklich wichtige Themen zu führen. Dies kann während einer globalen Konferenz von Fachleuten, Vertretern von Unternehmen aus mehreren Ländern und verschiedenen Gruppen in einer Community geschehen. Die Methode kann dazu genutzt werde, ein Mission Statement zur organisatorischen Transformation zu gestalten

Gestaltungsprinzipien

Die folgenden sieben Gestaltungsprinzipien des World Café sind Ideen und Praktiken, die als Leitlinien im World Café-Prozess verankert sind:

1. Auf den Kontext achten

Achte darauf, warum du Mitarbeiter zusammenbringst und was du erreichen willst. Wenn Sie den Zweck und die Parameter Ihres Meetings kennen, können Sie die wichtigsten Elemente zur Erreichung Ihrer Ziele berücksichtigen und auswählen: z.B. wer sollte Teil des Gesprächs sein, welche Themen oder Fragen werden am relevantesten sein, welche Art von Ernte wird nützlicher sein, etc.

2. Einen einladenden, kreativen Raum kreieren

Café-Gastgeber*innen auf der ganzen Welt betonen die Kraft und Wichtigkeit, einen gastfreundlichen Raum zu gestalten, der sich sicher und einladend anfühlt. Wenn Mitarbeiter sich wohl fühlen, entwickeln sie ihr kreatives Denken, Sprechen und hören zu. Überlege Bereits die Einladung sollte dazu beitragen, eine einladende Atmosphäre zu schaffen.

3. Wichtige Fragen identifizieren

Wissen entsteht als Antwort auf dringliche Fragen. Daher müssen Fragen identifiziert werden, die für die Belange der Gruppe relevant sind. Gute Fragen helfen dabei die kollektive Energie zu erhöhen, Einsichten zu schaffen und Handlungsmaßnahmen abzuleiten. Je nach verfügbarem Zeitrahmen und den erwünschten Zielen kann das Café daher eine einzelne Frage untersuchen oder durch mehrere Gesprächsrunden zu zunehmend tiefer gehenden Einsichten und Informationen führen.

4. Den Beitrag von jeder/m Einzelnen fördern

Bei Großveranstaltungen dieser Art läuft man immer wieder Gefahr nur einen Teil der Mitarbeiter in Gruppenaktivitäten und Diskussionen zu integrieren. Dabei geht viel Gruppenwissen verloren. Die meisten Mitarbeiter möchten aktiv zu einem Gesamtergebnis beitragen und etwas bewegen. Es ist wichtig, alle Mitarbeiter in dem einem World Café dazu zu ermutigen, ihre Ideen und Sichtweisen einzubringen und gleichzeitig allen die teilnehmen möchten eine Stimme zu verleihen.

5. Verschiedene Perspektiven verbinden

Eines der besonderen Merkmale des World Cafés ist die Möglichkeit, zwischen den Tischen zu wechseln, neue Leute kennenzulernen, aktiv mitzudenken und die Essenz von Entdeckungen mit immer weiter reichenden Gedankenkreisen zu verknüpfen. Wenn Teilnehmer wichtige Ideen oder Themen zu neuen Tischen bringen, tauschen sie Perspektiven aus und bereichern damit die Möglichkeit zu überraschenden neuen Einsichten.

6. Aufmerksamkeit für gemeinsame Muster und Einsichten

Zuhören ist ein Geschenk, das man einander gibt. Die Qualität des Zuhörens ist vielleicht der wichtigste Faktor für den Erfolg eines Cafés. Indem man gemeinsam hören und auf Themen, Muster und Einsichten achten, beginnen man eine Verbindung zu dem größeren Ganzen zu spüren.

7. Kollektive Entdeckungen teilen

Gespräche, die an einem Tisch stattfinden, spiegeln ein Muster der gesamten Gruppe wider, dass sich mit den Gesprächen an den anderen Tischen verbindet. Die letzte Phase des Cafés, die oft als „Ernte“ bezeichnet wird, beinhaltet, dass dieses Muster allen Teilnehmern in einem großen Gruppengespräch für alle sichtbar wird.

World Cafe Methode

Ein World Café kann an unterschiedliche Bedürfnisse angepasst werden. Besonderheiten des Kontextes, der Zahlen, des Zwecks, des Ortes und anderer Umstände werden in die einzigartige Einladung, das Design und die Frageauswahl jeder Veranstaltung einbezogen Die folgenden fünf Komponenten bilden dafür das Basismodell:

1. Rahmen

Hierbei geht es um die Gesaltung einer besonderen Umgebung. Diese ist häufig nach dem Vorbild eines Cafés ausgerichtet ist, d.h. kleine runde Tische, die mit einer karierten oder weißen Leinen-Tischdecke bedeckt sind. Die Tische sind zudem mit Blockpapier, farbigen Stiften, einer Blumenvase und optional einem „Redestab“ ausgestattet. An jedem Tisch sollten (optimal) vier Stühle stehen – und nicht mehr als fünf.

2. Begrüßung und Einführung

Der Gastgeber beginnt mit einem herzlichen Empfang und einer Einführung in den World Café-Prozess. Er legt den Kontext fest, teilt den Teilnehmer die Etikette des Cafés mit und stimmt diese auf den kommenden Prozess ein.

3. Kleingruppenrunden

Der Prozess beginnt mit der ersten der zwanzigminütigen Gesprächsrunden. Am Ende der zwanzig Minuten wechselt jedes Mitglied der Gruppe zu einem anderen neuen Tisch. Personen können als „Tischgastgeber“ für die nächste Runde zurückgelassen werden, um die nächste Gruppe zu begrüßen und sie kurz über die Ereignisse der vorherigen Runde zu informieren.

4. Fragen

Jede Runde wird mit einer Frage eingeleitet. Diese ist speziell auf den spezifischen Kontext und den gewünschten Zweck des World Café zugeschnitten. Die gleichen Fragen können für mehr als eine Runde verwendet werden, oder sie können aufeinander aufbauen.

5. Die “Ernte”

Nach den Kleingruppen (und/oder bei Bedarf zwischen den Runden) sind die Teilnehmer aufgefordert, Einsichten oder andere Ergebnisse ihrer Gespräche mit dem Rest der Großgruppe auszutauschen. Diese Ergebnisse spiegeln sich visuell auf vielfältige Weise wider, meist durch grafische Aufnahmen an der Vorderseite des Raumes.

Der grundlegende Prozess ist einfach und leicht zu erlernen. Die Komplexitäten zeigen sich in Nuancen von Kontext, Zahlen, Fragenerstellung und Zweck. Es ist ratsam einen erfahrenen Gastgeber zur Hilfe zu holen.

Die Konferenzmethoden im Vergleich

Die verschiedenen Konferenzmethoden haben das Ziel, gemeinsam ein unternehmensweit gültiges Mission Statement zu entwicklen. Die geeignete Konferenzmethode hängt stark vom Fortschritt der agilen Transformation ab

Future Search

Die Future Search Methode ermöglicht einen ganzheitlichen Blick auf Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft eines Unternehmens. So lässt sich die Notwendigkeit einer agilen Transformation aus der Ineffizienz der Vergangenheit herleiten und man kann gemeinsam eine Zukunftsvision ableiten. Die vorgegebenen Rahmenbedingungen, wie z.B. vorgegeben Teilnehmerzahl, Rollen und Themen erleichtert es klassisch aufgestellten Unternehmen Zugang zu finden. Die Future Search Methode ist also für Organisationen geeignet, die bezüglich einer agilen Transformation noch am Anfang stehen. Für große Konzerne kann die limitierte Teilnehmerzahl und einfache Skalierbarkeit von Informationen von Vorteil sein. Wichtig ist jedoch zu beachten, dass es sich hierbei um eine unternehmensweite Maßnahme und nicht um einen Führungskräfteworkshop handelt.

Open Space

Die Open Space Methode eignet sich besonders für Unternehmen, die in ihrer Transformation bereits fortgeschritten sind. Hierbei wird den motivierten Mitarbeitern ein Raum zur Verfügung gestellt, indem sie Themen nach Bedarf diskutieren können. Diese Bandbreite nützt sowohl Unternehmen, die ihre ersten Schritte zur agilen Transformation bereits getan haben genauso wie bereits fortgeschrittenen Unternehmen. Mitarbeiter können hierbei bereits eingeführte Teile einer Methodik diskutieren und kritisieren, sich aber auch über Verbesserungsmöglichkeiten unterhalten

World Café

Für Unternehmen, die sich bereits in einer agilen Transformation befinden, eignet sich die Methode der World Café Konferenz. Mitarbeiter haben vielleicht schon erste Erfahrung mit agilen Prinzipen, Artefakten oder Meetings gemacht und sich daraus eine Meinung gebildet. Diese Meinung gilt es zu diskutieren. Die vorbereiteten Fragen beziehen sich zumeist auf konkrete Fragestellungen aus der Praxis. Vor allem geeignet ist der Austausch bei einem Kaffee in Punkten, die bereits implementiert wurden, nach Mitarbeiteransicht jedoch noch über Verbesserungspotenzial verfügen.

Über weitere Konferenzmethoden kannst du dich in den Artikeln Open Space [link] und Future Search [link] informieren.

Tipps zur Moderation findest du im Artikel 10 Tipps die Deine Moderation verbessern [link]