Product Backlog – doch ein Pflichtenheft im Scrum?

Nach KanBan in der Produktion kommt nun Scrum im Projektmanagement. Agiles Management verspricht flache Hierarchien und Zielerreichung durch empirisches und iteratives Arbeiten. Dieser interessante Steuerungsansatz hat sich vor allem in der Softwareentwicklung bewährt. Eines der Elemente des Scrums ist das Product Backlog, also eine Auflistung aller Anforderungen an die zu erstellende Software. Also nichts Neues – denn diese Aufgabe übernimmt ein traditionelles Pflichten- und Lastenheft auch.

Agiles Management sichert wirtschaftlichen Erfolg

Eine strenge Hierarchie, klar definierte Zwischenziele und festgelegte Meilensteine kennzeichnen das herkömmliche Projektmanagement. In der Entwicklung von Software gab es detaillierte Pflichten- und Lastenhefte, individuelle Freiheiten waren hier nicht vorgesehen. Hochkomplexe Anforderungen an moderne Software sowie die hohe Geschwindigkeit in unserer digitalen Welt verlangen heute neue Arbeitsmethoden. Mitdenken eines jeden einzelnen Teammitglieds ist gefordert, Unternehmen nutzen so ihre Neugierde und ihre Kreativität für ein besseres Arbeitsergebnis. Bei Scrum, das als agile Arbeitsmethode im Projektmanagement in den letzten Jahren des vorherigen Jahrtausends entstanden ist, geben Kunden die Vision ihres Produktes vor. Die Entwicklung erfolgt durch Ausprobieren, Bewerten, Ausbessern. Es gibt dafür keinen langfristigen detaillierten Plan.

Agiles Management: Listen abarbeiten muss nicht langweilig sein

In der Softwareentwicklung hat sich das Lasten- und Pflichtenheft eingebürgert. Hierin werden Aufgaben eingetragen, überprüft und abgenommen – fertig. Doch was ist, wenn sich die Anforderungen während des Prozesses ändern? Um flexibel zu bleiben, hat man agile Managementmethoden entwickelt, die mit Backlogs als Hilfsmittel arbeiten. Das Produkt-Backlog ist die Essenz eines Scrum Projektes, denn es sammelt alle Anforderungen, priorisiert sie und schätzt den Aufwand ab, der für die Umsetzung erforderlich ist. Im Produkt-Backlog sind die wichtigsten Anforderungen des Projektes in Listenform aufgeführt.

Die einzelnen Punkte der Liste werden in Form von Arbeitspaketen nach Priorität abgearbeitet (Sprints). Das macht es leichter, noch vor Abschluss des Projektes Fehler zu identifizieren und entsprechend zu reagieren. Arbeiten mehrere Teams an einem Projekt, bekommt jedes ein Team Backlog. Gibt es nur ein Team, ist das Produkt Backlog gleichzeitig das Team Backlog.

Logbuch des Projektes setzt die Vision um

Im Scrum Prozess sind die Rollen auf wenige Personen verteilt. Im Fokus steht ein kleines Team, das in allen Phasen transparent mit den Auftraggebern, den Stakeholdern, kommuniziert. Der Product Owner arbeitet besonders eng mit ihnen zusammen, denn mit der Erstellung des Product Backlog, dem Logbuch des Projektes, setzt er ihre Visionen um. So entsteht nicht ein starres Lasten- und Pflichtenheft, sondern eine dynamische Liste der Anforderungen an die zu entwickelnde Software bzw. das zu erreichende Projektziel. Mit dem Abwägen des wirtschaftlichen Nutzens, der Risiken und auch der entstehenden Kosten werden in dieser Phase die Zwischenziele priorisiert. Das heisst, das Logbuch ist die Basis für die Tätigkeit des Entwicklerteams.

Zu Beginn des Projektes enthält es die bekanntesten und wichtigsten Anforderungen, im Laufe der Arbeit wird es dann immer wieder ergänzt und verfeinert. Die Erarbeitung der Zwischenziele durch das Team erfolgt dann in sogenannten Sprints. Die Gesamtheit aller Einträge im Backlog wird auch als Inkrement bezeichnet. Verantwortlich für die Einhaltung aller Festlegungen ist der Scrum Master. Von außen überwacht er das Gelingen des Projektes, achtet auf eine gute Kommunikation zwischen allen Beteiligten und beseitigt auftretende Hindernisse.

Vereinfache die Abläufe im Projekt

Als wichtige Elemente eines Eintrags in einem Backlog gelten

• die Beschreibung der Anforderung
• die Festlegung der Priorität durch die Angabe der Position
• die Schätzung des entstehenden Aufwandes
• eine Wertangabe.

Anforderungen an die Qualität der Aufgabe, Fehler, die noch behoben werden und auch Verbesserungen, die erkannt wurden werden aufgenommen. In der Softwareentwicklung finden sich oft User Stories, also die Beschreibung einer Teilaufgabe, die ein User mit der Software erledigen möchte.

Das Product Backlog legt die Basis für die weitere Tätigkeit des Scrum Teams, da sich aus der Gesamtheit der Aufgaben die nächsten Schritte ergeben. Dabei dient es gleichzeitig auch als Rechenschaftsbericht für bereits erreichte Ergebnisse. Das erleichtert die Kommunikation mit dem Kunden. Seine Reaktionen fließen wieder in das Projekt ein.

Steigerung der Arbeitsmoral und Produktivität erreicht

Mit den hierarchisch flachen Abläufen des agilen Managements können sich vor allem junge und kreative Angestellte gut identifizieren. Für diese Generation von Arbeitnehmern spielen die Anerkennung ihrer Leistungen durch Kollegen und Vorgesetzte, das Umsetzen eigener Ideen und das Ausleben von Kreativität eine entscheidende Rolle. Kommunikation auf Augenhöhe, Learning by Doing und die Akzeptanz von Fehlern gehören dazu. Scrum Projekte erhöhen ihre Motivation, ihre Leistungsbereitschaft und ihr Verantwortungsbewusstsein. Der Teamgedanke schließt die Selbstkontrolle aller Mitglieder ein. Während der Steuerung des Projektes durch das Product Backlog behält der Product Owner die Kosten stets im Blick. Für die einzelnen Sprints werden nur kurze, gut abrechenbare Zeitspannen eingeplant. Das alles trägt dazu bei, die Ziele effizient zu erreichen.

Die erfolgreiche Implementierung des agilen Managements erfordert Erfahrung und Know How. Als Coach und Berater begleiten wir Unternehmen und Abteilungen, damit diese neue Form des Projektmanagements ein Erfolg wird.

Einen Überblick zur Serie Scrum Basics findest du hier: Scrum Basics: Alles auf einen Blick