Es hat etwas Ironisches, eine agile Transformation zu starten, indem man monatelang einen detaillierten Transformationsplan erstellt. Hiervon sollte man sich wegbewegen und ein reaktionsschnelleres Transformationsmodell einbringen. Warum nicht die agile Transformation als erste Gelegenheit nutzen, um agil zu sein? Schlimmer als eine Organisation, die sich wasserfallartig Agilität nähert, ist ein agiles Beratungsunternehmen, dass seine Kunden mit einem formelhaften Prozess ansprechen. Viele Beratungsunternehmen erstellen einen detaillierten „Engagementplan“, der alles vorschreibt, was zu tun ist. Man kann nicht von Teams verlangen, offen für Veränderungen zu sein, flexibel zu sein, agil zu sein und dann eine Transformation mit einem malerischen Anleitungsbuch durchzuführen. Wie also Transformation vorantreiben, gestalten und dokumentieren ohne Vorgabe eines Modells oder einer Checkliste. Für den Kern der Transformation reicht ein einfaches Taskboard.

Was ist ein Taskboard?

So vage es auch klingen mag, die einfachste Erklärung eines Taskboards ist ein „Board, auf dem alle Aufgaben visualisiert werden“. Das Taskboard ist ein einfaches, aber nützliches und wichtiges Tool, das seinen Einsatz meist bei agilen Projekten findet. Es wird oft als „Informationsstrahler“ bezeichnet, weil es die Informationen von einem zentralen Ort aus an alle weitergibt. Ein Taskboard ist der Schwerpunkt eines jeden agilen Projekts und dient als guter Ort für Meetings oder Events.Die Mehrheit der Taskboards sind sehr ähnlich aufgebaut. Sie bestehen aus mehreren Spalten, die verschiedene Schritte darstellen, die eine Aufgabe durchlaufen muss, damit sie abgeschlossen ist.

Normalerweise zeigt ein Taskboard nur aktuell wichtige Informationen an. Erledigte Aufgaben beseitigt man . Ausnahmen können Erinnerungen, technische Notizen oder andere Daten sein, die leicht verfügbar sein müssen und über Wiederholungen hinweg bestehen bleiben. Es ist wichtig, dass das Taskboard für möglichst viele Teammitglieder sichtbar und für alle zugänglich ist. In der Regel eine lässt sich eine große Wand oder ein großes Fenster nutzen. Managerbüros und Konferenzräume sind keine guten Standorte, da sie nicht immer zugänglich sind. Es ist wichtig, dass sich jedes Teammitglied als Teilhaber des Taskboards fühlt. Es ist repräsentativ für die für den Erfolg notwendige Teamarbeit und zeigt, dass jeder Einzelne für diesen Erfolg (oder gar Misserfolg) verantwortlich ist.

Die 3 Säulen

Veränderung in einem Unternehmen muss von innen, also von den Mitarbeitern getrieben werden. Es gibt also keinen perfekten Prozess oder ein allheilendes Tool zur Umsetzung der Transformation. Das Taskboard für Transformation ist simpel. Es ist unterteilt in 3 Spalten, die sich am Changemanagement Prozess nach Kurt Lewin und daher ebenso an den Transformationsrollen Pioniere, Siedler und Städteplaner orientieren.

Backlog:

In einem Transformationsszenario sind alle Aufgaben festgehalten, die ein Team bearbeitet. Diese Aufgaben können als Vorstellungen der veränderten Situation formuliert werden. Die Aufgaben auf der linken Seite des Taskboards spiegeln das Engagement des Teams wider. Da sie aus der Ferne lesbar sind, kann jeder das Gesamtengagement auf einen Blick sehen. Hier gibt es eine Übersicht über alles, was getan werden muss.

Doing:

Das Vorhandensein von Aufgabenkarten in dieser Spalte zeigt an, dass das Team derzeit an den entsprechenden Aufgaben arbeitet. Da die Aufgaben im Taskboard nach ihrer Priorität angeordnet sind, sollte man die Top-Aufgaben zuerst erledigen. Die Anzahl der laufenden Aufgaben zeigt an, ob das Team zusammenarbeitet oder ob jedes Teammitglied an seiner eigenen Aufgabe arbeitet. Während im Backlog Probleme formuliert werden können, findet man in dieser Spalte konkrete Lösungen an denen gearbeitet wird. Lösungen können für ein bestehendes Problem neu formuliert und über die entsprechenden Probleme gehängt werden.

Done:

In dieser Spalte finden sich alle erledigten Aufgaben und ausgearbeiteten und implementierte Lösungen wieder. Hier kann man die Items ansehen und prüfen was man bezüglich Technologie Kultur Agilität geändert hat Normalerweise landen erledigte Items in einem Mülleimer. Da es sich bei dieser Aufgabenstellung jedoch um eine Transformation handelt, kann man Items in dieser Spalte lassen. Um eine nachhaltige Veränderung zu gestalten, bietet es sich an diese Items regelmäßig auf ihre Beständigkeit zu überprüfen

Warum braucht man ein Taskboard?

Taskboards helfen Menschen, mit wachsendem Erfolg zu planen, zu realisieren und zu wiederholen. Das bedeutet, zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben zu arbeiten und zu wissen, wie man diese rechtzeitig erledigt. Es bedeutet, die Qualität der Arbeit zu erhöhen und gleichzeitig einen ausgezeichneten Prozess zu gestalten, um Ziele zu erreichen und Fähigkeiten zu erweitern. Taskboards gehen dabei auf verschiedene Weise vor. Sie können die „To-Do“-Liste auf eine neue Ebene heben, indem sie die Möglichkeit bieten, eine weitaus umfassendere Sicht auf alle Angelegenheiten zu gewinnen. Im Gegensatz zur „To-Do“-Liste kann ein Taskboard aufzeigen, wie weit der Weg zum Abschluss einer Aufgabe ist. Das Team muss nur die Disziplin haben, um die Fortschritte an Bord rechtzeitig zu aktualisieren. Um die gesamte Bandbreite der Vorteile, die sich aus der Verwendung von Taskboards ergeben, zu erforschen, müssen die typischen Anwendungsfälle dieser Boards betrachtet werden.

Projektmanagement.

Jedes Unternehmen oder jede Person, ob sie nun einige oder viele Aufgaben haben, wird von einem Taskboard profitieren. Ein Aufgabenbrett speichert Informationen über verschiedene Aufgaben an einem Ort, um die Verwaltung zu erleichtern. Weniger Informationssuche und Fragen stellen – mehr Dinge bewegen. Taskboards geben die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen und Prioritäten während der gesamten Projektlaufzeit anzupassen. Taskboards ermöglichen können es dem Team ermöglichen, Probleme neu zu gruppieren und zu lösen, ohne andere Bereiche des Großprojekts zu beeinträchtigen. Es wird den Teams auch ermöglichen, Feedback aufzunehmen, bevor sie eine kritische Phase erreichen. Mit mehr Projektsteuerung können Teams ihre Prozesse für zukünftige Projekte erlernen und verfeinern und ein qualitativ besseres Produkt entwickeln.

Organisation.

Taskboard helfen Teams sicherzustellen, dass Teams die richtigen Dinge zur richtigen Zeit erledigen. Sie sehen, wer an was arbeitet und verschaffen sich ein klares Bild davon, wann es abgeschlossen sein wird. Jeder, der vorbeikommt, kann eine schnelle zweite Beurteilung vornehmen, wo sich das Team in der Iteration befindet. Keine Karten mehr in einer Spalte? Diese Geschichte ist abgeschlossen. Keine weißen Karten mehr, nur noch grüne Karten? Nur das Testen bleibt übrig. Viele rosa Karten? Viele Mängel.

Zusammenarbeit.

Taskboards schaffen einen zentralen Ort, an dem Menschen zusammenkommen (physisch oder virtuell) und überprüfen können, was gerade und was als nächstes passiert und wie man es verbessert. Wenn ein Team sich um eine Aufgabe versammelt, werden die Schlüssel zur Arbeitsteilung, das Auftauchen von Engpässen und das gemeinsame Tun von größeren und besseren Dingen deutlich. Taskboards fördern die Zusammenarbeit im Team und die Eigenverantwortung.

Sie sind eine großartige Möglichkeit für Teams und Abteilungen, bessere Fähigkeiten in der Zusammenarbeit aufzubauen. Unabhängig davon, wie groß oder klein die Teams sind, können Taskboards eine bessere Teamkommunikation erleichtern und Probleme lösen, sobald sie auftreten. Außerdem können sie, wenn jeder Zugang zum Taskboard hat, das gesamte Innenleben ihres Teams sehen und dazu beitragen, dass sie individuell motiviert und engagiert an ihren Aufgaben arbeiten. Es kann auch dazu beitragen, die Teamfähigkeit zu stärken, indem es die Mitarbeiter alle Anstrengungen erkennen lässt, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind.

Ermächtigung.

So wie Taskboards Menschen zusammenbringen, geben sie den Teammitgliedern auch die Verantwortung. Taskboards sind nicht restriktiv, aber förderlich für die Erkundung. Sie setzen ein Gesicht hinter jede Aufgabe im Prozess und geben den Menschen die Freiheit, alle Aktualisierungen oder Änderungen vorzunehmen und die Aufgabe wirklich zu übernehmen.

Verschwendungsreduzierung

Die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun, ist ein großer Teil der Vermeidung unnötiger Aufgaben. Egal welche Produktionsweise ein Team anwendet, niemand mag Verschwendung. Durch die Verwendung eines Taskboards werden die Mitarbeiter richtig eingesetzt und die Ressourcen für die besten Ergebnisse optimiert. Die ganze Idee eines Taskboards ist es, das Team bei der effizienten Arbeit zu unterstützen und nur bestimmte Prozesse einzurichten, die dazu beitragen, den Projektabschluss und die Ziele zu erreichen.

Die ersten Schritte ein Unternehmen zu transformieren findest du im Artikel Transformation: Management, Organisation [link]