Der PDCA-Zyklus ist ein von Edwards Deming entwickelter Managementansatz, der zu verbesserter Qualität, gesteigerter Produktivität und einer besseren Wettbewerbsposition führt. Der Zyklus wird auch als Deming-Zyklus bezeichnet. PDCA wird in vielen Branchen und Bereichen der Wirtschaft zur Kontrolle und Messung von Ergebnissen eingesetzt und agiert dann auf Basis der Ergebnisse, um in späteren Schritten oder Versuchen eine bessere Leistung zu erzielen. Grundlage des PDCA-Zyklus ist ein vierteiliger Qualitätslebenszyklus: Plan; Do, Check, Act.

Der Plan-Do-Check-Act (oder PDCA) ist eines der Schlüsselelemente in der schlanken Fertigung, oder besser gesagt in jedem Verbesserungsprozess. Es ist der grundlegendste Rahmen für jede Art von Veränderung. Alle anderen Lean-Tools leiten sich nur von dem PDCA-Zyklus an.

Die 4 Schritte des PDCA-Zyklus

Plan

Der erste Schritt des PDCA-Zyklus ist die Planung der Verbesserungen. Man vereinbart Erfolgsmessungen und führt eine Gap-Analyse durch. Man erstellt einen Plan , um die Lücke durch eine Reihe von Stufenverbesserungen zu schließen.

Do

Der zweite Schritt bezieht sich auf die Umsetzung der Verbesserungen. Ein Projekt wird initiiert und durchgeführt, um die notwendigen Schritte zur Schließung der in der Planphase identifizierten Lücken umzusetzen. Das Projekt kann eine Reihe von Schrittänderungen beinhalten, um einen Service oder Prozess zu verbessern.

Check

Der dritte Schritt des PDCA-Zyklus ist das Prüfen. Die Überprüfung wird genauer als Monitoring, Messung und Überprüfung bezeichnet. Die Ergebnisse der umgesetzten Verbesserungen werden mit den in der Planphase ermittelten und abgeschlossenen Erfolgsmaßnahmen verglichen.

Act

Im vierten Schritt reflektiert man den gesamten Prozess. Außerdem erstellt man eine Analyse des Soll-Zustands, die man anschließend mit dem Ist-Zustand vergleicht. Zudem stehen während dieser Phase die Fragen im Vordergrund, was optimiert werden kann und wo sich weitere Potentiale befinden. Wird in der Act-Phase festgestellt, dass das Ziel nicht erreicht worden ist, so wird der PDCA-Zyklus erneut durchlaufen.

Häufige PDCA-Fehler

Check und Act überspringen

Die wahrscheinlich größte Fehlerursache in PDCA (und all seinen Varianten) ist das Überspringen der Schritte Check and Act. Viel zu oft sind die Menschen in der Industrie nicht wirklich daran interessiert, ob es tatsächlich funktioniert. Tatsächlich scheint der Hinweis, dass eine teure Installation nicht funktioniert, in der Industrie nicht sehr beliebt zu sein. Daher ist es nicht verwunderlich, dass nur wenige karriereorientierte Menschen ein so unbeliebtes Thema zur Sprache bringen. Mitarbeiter lernen daraus fälschlicherweise, dass eine schicke Präsentation genauso gut für die Karriere ist wie die Lösung des eigentlichen Problems. Vielleicht sogar besser. In jedem Fall ist eine Präsentation in der Regel einfacher als die Lösung des anstehenden Problems.

Wenn es keine Überprüfung gibt, um zu sehen, ob die Implementierung tatsächlich funktioniert, werden viele Projekte schlichtweg nicht funktionieren. Das Problem ist nicht gelöst, aber alle gehen zum nächsten Projekt über. Alle rennen, aber nichts bewegt sich vorwärts. Was für eine Verschwendung! Dem Drang, schnell zu einer vorgegebenen Lösung zu gelangen, muss entgegengewirkt werden, um die Entwicklung voranzutreiben. Auf diese Weise, vermeidet man den frustrierenden Zyklus von „see a problem – try a fix, see another problem – try another“. Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung durchlaufen zahlreiche Personen alle vier Phasen des PDCA. Ein Zyklus sollte abgeschlossen sein, bis die gewünschten zukünftigen Zustandsergebnisse erreicht sind oder bis das Unternehmen Strategien und Bedingungen ändern.

Alleingänge

Eine Gruppe ist in der Regel schlauer als eine Einzelperson. Im Idealfall besteht das Team mindestens aus einer Person, die tatsächlich am Projekt arbeitet, einem Techniker für die Implementierung und einer Führungskraft für die Autorisierung der Dinge. Die perfekte Gruppengröße nach Scrum liegt zwischen 8 und 12 Personen. Auf diese Weise kann es etwas länger dauern, sich auf eine Lösung zu einigen, aber die Lösung ist fast immer besser als das, was eine einzelne Person hätte herausfinden können.

Nur eine Lösung entwickeln

Es gibt eine schöne Übung namens Marshmallow Game. Dabei wird ein Turm aus (trockenen) Spaghetti gebaut, der einen einzelnen Marshmallow darauf tragen muss. Der höchste Turm gewinnt. Die besten Ergebnisse erzielen dabei nicht Berater, Ingenieuren oder Akademiker, sondern Kindergartenkindern. Die Erwachsenen diskutieren viel und bauen schließlich einen Turm – der oft scheitert. Die Kinder probieren einfach verschiedene Dinge aus und lernen aus ihren Fehlern. Diese Art der Problemlösung ist auch für die Industrie gut. Natürlich kann man nicht immer viele verschiedene Lösungen ausprobieren. Man sollte jedoch nicht nur eine Lösung entwickeln und dann mit der Implementierung beginnen, sonder häufig viele verschiedene Lösungen in Betracht ziehen. Am Ende wird die vielversprechendste umgesetzt.

Ein  ähnlicher Prozess wird im Artikel Scrum Basics: Inspect and Adapt [link] beschrieben.