Das Tempo des Wandels nimmt in Unternehmen exponentiell zu. Für die Organisationsentwicklung ist es heute wichtiger denn je, eine zentrale Rolle in Organisationen zu spielen und bei der Gestaltung relevanter Geschäftsstrukturen und Entwicklungsprogramme Einfluss zu nehmen. Das Profil der Organisationsentwicklung innerhalb von Unternehmen wird daher immer bedeutender und leistungsfähiger, damit sich Unternehmen entwickeln und erfolgreich sein können. Um eine Möglichkeit zu haben in eine Diskussion mit einem ganzen Unternehmen zu gelangen, beschäftigen wir uns wir uns den verschiedenen Konferenzmethoden Future Search, Open Space und World Café.

Vorteile von Konferenzen

Etwas Neues lernen

Der vielleicht offensichtlichste Vorteil der Teilnahme an einer Konferenz besteht darin, etwas Neues zu lernen. Durch die Teilnahme an Qualifizierungsschulungen und Workshops kann man sein Wissen daher über über die vier Wände seines Büros hinaus erweitern. Eine Reihe von Sitzungen gibt einem die Möglichkeit, die zu besuchenden Kurse nach seinen Bedürfnissen und Interessen auszuwählen. Auch wenn man die Besonderheiten der eigenen Branche bereits kennt, bieten Konferenzen die Möglichkeit, seine Fähigkeiten zu verbessern und sein Wissen aufzufrischen.

Networking

Konferenzen bieten die perfekte Gelegenheit zum Networking. Auf einer Konferenz hat man die Möglichkeit, Gleichgesinnte zu treffen, mit diesen zu interagieren und diese kennenzulernen. Einige Konferenzen ermöglichen es sogar, sich mit potenziellen Kunden, potenziellen Mitarbeitern und Anbietern zu verbinden. Die Erweiterung des eigenen Netzwerks ist für das Wachstum des eigenen Unternehmens unerlässlich.

Neue Perspektive

Irgendwann wird es einem und seinen Mitarbeitern langweilig vom Büroalltag. Es ist wichtig, hinauszugehen und eine neue Perspektive zu bekommen. Dies kann helfen, die Motivation zu steigern, indem man die Leidenschaft für die eigene Arbeit wiederbelebt und eine neue Sichtweise auf das eigene Geschäft gibt. Aus der Spur der eigenen Geschäftsroutine herauszukommen kann Wunder für das eigene Büro bewirken. Während das Büro eine große Quelle für Wissen und Produktion ist, könnte die Teilnahme an einer Konferenz die notwendige Auffrischung sein, die man braucht. Man lernt neue Dinge, schärft seine Fähigkeiten, vernetzt sich, generiert neue Inhalte und gewinnt eine neue Perspektive.

Erfolgsfaktoren

Das Top-Management (in Politik und Verwaltung) muss in der Lage sein, die Notwendigkeit von Veränderungen im Thema der Konferenz zu verstehen. Sie sollten ihren Willen bekunden, offen für neue Ideen zu sein, die sich aus unterschiedlichen Neigungen und Standpunkten ergeben. Dies erfordert demzufolge eine partnerschaftliche Haltung aller Beteiligten, eine aufgeschlossene Erwartung bisher unbekannter Ergebnisse und reale Chancen für die Umsetzung von Ergebnissen.

Wenn die Teilnehmer eigene Ressourcen einbringen, können die Ergebnisse verbindlicher sein. Um nicht nur von der Bereitschaft anderer abhängig zu sein, sollte man am Ende einer Konferenz immer nach persönlichem Engagement, Verantwortung und Engagement der Teilnehmer für konkrete nächste Schritte suchen. Bestehende Ideen und Pläne zum Thema können eingebracht werden, sollten aber in keiner Weise die Diskussion und Suche nach weiteren Ideen einschränken. Die Durchführung der Konferenz sollte in den Händen neutraler Moderatoren liegen. Sie sollten die Wünsche, Ideen und Kompetenzen eines Vorbereitungsteams nutzen, das bereits die Vielfalt der Gruppen und Interessengruppen widerspiegelt. Eine volle Anwesenheit ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Konferenz. Das Umfeld einer Konferenz sollte zudem sehr gut organisiert sein. Das bedeutet luftige Räume mit Fenstern, gesunde Snacks und Mahlzeiten, angemessene Pausen.

Future Search

Die Future Search Konferenz basiert auf gut recherchierten Theorien über die Bedingungen, unter denen verschiedene Gruppen zusammenarbeiten. Future Search ist ein 16-stündiges Planungsmeeting an drei Tagen, das Menschen hilft, ihre Handlungsfähigkeit sehr schnell zu verändern. Es bringt Menschen daher mit Ressourcen, Fachwissen, formaler Autorität und Bedarf in ein Gespräch. Das Meeting ist aufgabenorientiert. Es bringt 60 bis 80 Personen in einem Raum zusammen oder Hunderte in parallelen Räumen. Menschen erzählen Geschichten über ihre Vergangenheit, Gegenwart und gewünschte Zukunft. Im Dialog entdecken sie daher ihre Gemeinsamkeiten. Erst dann erstellen sie konkrete Aktionspläne. Die Teilnehmer werden ermutigt, ihr gemeinsames Interesse aus einer breiteren Perspektive zu betrachten, als sie es normalerweise tun. Probleme und Konflikte werden als Informationen betrachtet, die dazu dienen können, Gemeinsamkeiten und wünschenswerte Zukunftsperspektiven zu identifizieren. Die Future Search Konferenz baut auf 5 Grundgesetzen und 6 Prinzipien auf.

5 Grundgesetze

• Alle Ideen sind gültig
• Alle Informationen sind öffentlich zugänglich
• Strenge Zeitvorgaben
• Zukünftige Schwerpunkte und Gemeinsamkeiten – Visionspunkte
• Spaß haben!

6 Prinzipien

• Das „ganze System“ einladen. Die Teilnehmer sollten aus einem bedeutenden Querschnitt aller Parteien bestehen, die am Ergebnis beteiligt sind.
• Konzentration auf die Zukunft (Vision) und nicht auf die Vergangenheit (Probleme). Probleme sind als Informationen zu verstehen, nicht als Handlungselemente.
• Konzentration auf Gemeinsamkeiten und nicht auf Konflikte. Behandeln Konflikte werden als Information behandelt, nicht als Aktionspunkte.
• Den „ganzen Elefanten“ untersuchen, bevor er gesund gemacht wird.Alle Teilnehmer sprechen über die gleiche Welt. Sie denken global und handeln lokal.
• Förderung von Selbstmanagement und Verantwortung in Arbeitsgruppen.
• Suche nach Maßnahmen, Projekten und Planungen erst dann, wenn ein Zielkonsens und eine wünschenswerte Zukunft (Visionen) erreicht wurde.

Ablauf

Die Zusammensetzung der Teilnehmer

Die Zusammensetzung der Teilnehmer ist ein entscheidender Punkt für die Qualität der Ergebnisse (Akzeptanz, Stabilität, Nachhaltigkeit). Die ideale Future Search Konferenz findet mit 64 Teilnehmern statt, die Vertreter des zu definierenden „ganzen Systems“ sind. In der Praxis bedeutet dies, dass man acht verschiedene Interessen oder Perspektiven zum Thema suchen muss. Es gibt kein Richtig oder Falsch in der Zusammensetzung, solange alle Interessen im Vorbereitungsteam den Eindruck haben, dass keine Perspektive fehlt, die für dieses Thema wichtig ist. Sobald man die 8 Interessen oder Perspektiven identifiziert hat, kann man sich an Gruppen wenden, die diese Interessen vertreten und 8 Personen als Interessenvertreter für diese Perspektive auswählen. Diese werden demzufolge zur Konferenz eingeladen.

Vorbereitung

In einem großen Konferenzraum stehen acht Tische mit acht Stühlen zur Verfügung. Initial wird jeder Tisch mit einer Stakeholdergruppe besetzt. Entsprechend dem Fortschritt der Konferenz arbeiten sie entweder in ihrer Perspektive oder man hat gemischte Tische. Die Konferenz baut darauf auf, die Zusammensetzung der Teilnehmer an den verschiedenen Tischen auszutauschen um eine Diskussion aus verschiedenen Blickwinkeln zu entfachen. Darüber hinaus benötigt man Flipcharts für jeden Tisch und große Blätter Papier an den Wänden zum Zeichnen. Es muss erlaubt sein, Zwischenergebnisse an die Wände zu kleben, damit man immer die größtmögliche Transparenz für die Arbeitsergebnisse hat.

Schritt 1: Vergangenheit

Highlights und Meilensteine Die Teilnehmer erstellen persönliche, gemeinschaftliche und globale Geschichten, indem sie Schlüsselereignisse auf große Papierstreifen an den Wänden schreiben. Zeitlinien könnten die Jahre 1980-90, die Jahre 1990-2000, die Jahre 2000 – heute sein. Dies hilft, Geschichte sichtbar zu machen, Muster zu entdecken und zu verstehen, was die Vergangenheit bedeutet. Nach der Analyse der Zeitlinien erhalten kleine Gruppen die Aufgabe, die „kollektive Geschichte der Vergangenheit“ aus einem der drei Blickwinkel zu erzählen.

Schritt 2: Gegenwart

Externe Trends / Stolz und Sorgen. Die gesamte Gruppe erstellt eine „Mind Map“ der sie betreffenden Trends und identifiziert die Wichtigsten. Dies hilft allen, sich darauf zu konzentrieren, über die gleichen Themen zu sprechen. Die Stakeholdergruppen des Future Search identifizieren er die 3-5 Trends, die für sie am wichtigsten sind, und beschreiben, was sie jetzt (kollektiv oder individuell) über die wichtigsten Trends tun und was sie in Zukunft tun wollen. Stakeholdergruppen berichten, worauf sie stolz sind und bedauern, wie sie mit dem zukünftigen Suchbegriff umgehen.

Schritt 3: Zukunft

Ideale Szenarien. Die nächste Aufgabe erforderte von den Teilnehmern die Erstellung von Zukunftsszenarien. Kleine Gruppen werden daher gebeten, eine Reise ins Jahr 2020 zu unternehmen und die Situation in diesem Jahr so zu beschreiben, als wäre sie bereits abgeschlossen. Dies ist ein sehr lustiger Schritt in der Konferenz mit kreativen Methoden des Brainstormings. Jede Vision wird gespielt und den anderen Teilnehmern vorgestellt. Dennoch werden auch Barrieren für die Visionen identifiziert.

Schritt 4: Konsens

Gemeinsamkeiten identifizieren und bestätigen. Als gemischte Gruppen erstellen die Teilnehmer eine Liste der Dinge, die sich in den Zukunftsszenarien als Gemeinsamkeiten erwiesen haben. Dazu gehören Werte, Prinzipien und Ideen. Dieser Schritt endet mit einem Verständnis von Gemeinsamkeiten, das von allen im Raum geteilt wird. Diverse Gruppen stellen Themen vor, von denen sie glauben, dass sie eine gemeinsame Basis für alle sind.

Schritt 5: Action

Maßnahmen, Projekte und nächste Schritte. Maßnahmen und Projekte werden von selbst ausgewählten Aktionsgruppen geplant. Jede Kleingruppe berichtet an die gesamte Gruppe mit einer Vision, die das Wesen ihrer Kategorie sowie kurz- und langfristige Aktionspläne beschreibt. Wenn möglich, melden sich Freiwillige, um Aktionspläne umzusetzen. Wenn zu diesem Zeitpunkt niemand Verantwortung und Engagement für die Ergebnisse übernehmen will, können die Ergebnisse nur vage Empfehlungen sein. Der Abschluss der Konferenz ist daher nur der Anfang. Die Konferenz schließt mit einem Feedback. Jeder Teilnehmer teilt ein oder zwei Worte darüber, wie er sich jetzt zum Abschluss der Konferenz fühlt.

Skalierung

Aufgrund des Prozesses des Future Search kann nur eine begrenzte Anzahl von Personen an der Konferenz teilnehmen. Jedoch ist sicherzustellen, dass Ergebnisse an interessierte Personen außerhalb oder sogar in der Öffentlichkeit weitergegeben werden. Diese Kommunikationsmaßnahmen können daher Folgendes umfassen:

• Die Produktion eines Videos und/oder einer Fotoaufnahmen der Konferenz.
• Ein zusammenfassender Bericht über die Konferenz
• Zukünftiger Recherchebericht, der im Internet oder Intranet veröffentlicht wird
• Einrichten einer Austauschplattform
• Sitzungen eines Unterausschusses, um Ergebnisses auszuarbeiten und Maßnahmen zu entwickeln.

Über weitere Konferenzmethoden kannst du dich in den Artikeln World Café [link] und Open Space [link] informieren.